Создание справочника товаров в таблицах Google SpreadSheet

Предисловие

Привет!
Кирпичиком любого учета является единица товара. Поэтому тебе не стоит налаживать учет своей фирмы, пока не будет хорошо сделан справочник товаров. С этого все начинается, а уже потом идут дебеты, кредиты, и прочая.
Для идентификации единицы товара служит некий код: это либо порядковый номер товара, либо штрих-код, смотря как у тебя организован учет. Но фишка каждого товара в том, что он не имеет полноценного единого названия. Чтобы получить его название полностью, мы пользуемся описанием. Например, телефон: сказал «телефон», и все. А это может быть что угодно: от современного смартфона до детской игрушки. Но когда мы говорим телефон Nokia 2600 красного цвета в комплекте с батареей, мы уже имеем ввиду вполне конкретную трубку.
Итак, нас интересует конкретный товар -- как единица учета. Эту единицу мы можем группировать по различным принципам:

• Тип товара
• Группа
• Торговая марка
• Модель
• Цвет
• размер
• материал
• комплектность
• и много еще всякого...

Наименование товара составное и должно формироваться автоматически. Например:

• м\Джинсы\Dooby\13370\синий\2р -->
• означает джинсы мужские торговой марки Dooby, модель 13370 такого-то цвета и размера.

Все эти характеристики как правило привязаны к товару навсегда. Хотя цвет и размер еще можно изменить, но товар скорее потеряет от этого свои полезные свойства.
Мы не включаем в эту категоризацию такие параметры товара, которые могут меняться со временем:

• это, конечно, цена,
• но и новизна товара, его техническое состояние. Предполагаем, что товар новый и может быть продан, а старые товары просто перемещаем на другой склад.

Разделитель "\" должен быть уникальным знаком и не встречаться нигде больше в частях названия товара. Зачем это нужно? А затем, что у тебя на складе могут лежать тысячи и миллионы различных товаров. И однажды ты захочешь посмотреть продажи только одной конкретной модели. Вот тогда окажется, что получить такую простую, казалось бы, штуку ты не можешь. А почему? Все из-за ошибок в учете. Поэтому сразу нужно разделить каждый параметр товара отдельным знаком. Это не может быть пробел, потому что пробел часто встречается в торговых марках и прочем. Поэтому я предлагаю использовать косую линию "\", которая вряд ли понадобится при вводе параметров товара.
Вот примерно все, что я хотел сказать в предисловии. А теперь создаем наш справочник!

Шаг 1. Создай вспомогательные таблицы

Определи, какие части имени товара должны повторяться. Самое очевидное -- это торговые марки. Они всегда должны быть написаны одинаково и без ошибок. Для этого создавай отдельную таблицу, куда выписывай все возможные торговые марки товаров, которые у тебя есть. это будет выглядеть примерно вот так:

После этого нужно присвоить этому диапазону имя. Делаешь это пошагово:

• Выделяешь весь столбец, где у тебя торговые марки. Захвати еще пустые ячейки на тот случай, если в будущем у тебя появятся новые позиции.
• 
• Иди в меню Данные > Именованные диапазоны... и там жми +Добавить диапазон > Придумай ему краткое имя (ТМ) > Готово 
• 
  

Вот теперь ты создал список, который позволит в будущем пользователю выбирать из него. Вот так:

 

Шаг 2. Создай сам справочник

Теперь, на отдельном листе, делай сам справочник товаров. Он будет выглядеть примерно так:

Отлично! Выполняй инструкции:

• выдели колонку, где у тебя будет торговая марка, кроме клетки шапки таблицы. Вот так:
• жми Данные > Проверка...
• 
• В окне, если оно появится, нужно будет сделать так, как на рисунке, только вместо ТМ введи название своего именованного диапазона:
• 
• Все, жми ОК и пробуй ввести что-нибудь туда. Должно получиться похоже на это:
• Если нажать на маленькую стрелку в клетках, то появится выпадающий список.

 

Шаг 3. Наполни справочник данными

Дальше уже дело техники и твоих личных предпочтений. Для формирования имени товаров удобно использовать функцию JOIN. В самом простом виде формула будет выглядеть так:
=join("\";C27:H27)
Здесь:

• C27:H27 -- это строка с данными о товаре
• "\" -- это разделитель, который мы используем.

Теперь мы можем разделить любой товар на его части при помощи формулы SPLIT:
=split("м\Джинсы\Dooby\13370\синий\2р";"\")
даст на выходе такой результат:

Бонус для продвинутых. Как еще улучшить себе жизнь

Мы можем так же проработать несколько условий, на случай:

• если пользователь не ввел ничего в данную строку, тогда формула JOIN выдаст что-то вроде "\\\\"
• если пользователь ввел не все данные, а часть их, то мы увидем такое: "данные\\данные\\\"

Пустые данные создают проблемы. Поэтому мы можем при помощи такой формулы предотвратить возникновение ошибок:
=if(join("";C66:H66)="";"нет данных";if(arrayformula(sum(ISBLANK(C66:H66)*1))=0;join("\";C66:H66);"не все данные внесены!"))
Эта конструкция кажется на первый взгляд сложноватой, но если разбить ее на составные части, то окажется, не все так печально:

• if(join("";C66:H66)=""; что если истина; иначе) -- если все данные не запролнены, то формула выдаст результат: истина
• if(arrayformula(sum(ISBLANK(C66:H66)*1))=0;...;...) -- такая конструкция проверит, есть  ли в диапазоне вообще пустые ячейки.
• join("\";C66:H66) -- знакомая нам уже функция объединения выбранных элементов в одну клетку таблицы.

Еще нам нужно прописать счетчик для формирования кодов продукции. счетчик можно организовать, введя во вторую клетку формулу наподобие такой:
=ARRAYFORMULA("XXX-XXX-"&filter(row(C2:C);C2:C<>""))
У такой формулы следующие опции:

• можно поиграться с ней, чтобы она выдавала код в любом удобном нам формате, поменяв эту часть формулы: "XXX-XXX-"&
• эта формула избавит нас от необходимости каждый раз вручную вводить код, она будет автоматически добавлять строки при вводе данных в столбец [C], что так же можно настроить, поменяв ссылки в формуле.

Это все! Если есть вопросы, обращайся, создавай свой справочник товаров и пользуйся на здоровье. Мой пример справочника можно скачать себе, перейдя по этой ссылке.