Как сделать баланс предприятия для хозяина, а не для галочки

Поговорим за баланс...

Сегодня в меню 

Активы и пассивы баланса 
Логика активов и пассивов 
Что еще нужно держать в уме 

Актив = Пассив

Бывают суммы меньше нуля 

Как считать баланс, если не для галочки, а для себя? 

С чего начать

Как отличить статью от события? 

Напоследок, всякие размышления 

Резюме: как быть?

Активы и пассивы баланса

Общее для любого баланса предприятия – двойная запись. Любое событие, как минимум, можно рассмотреть с двух сторон. В учете эти стороны жизни – объекты и субъекты учета. Потому для понимания Активов и Пассивов Баланса необходимо знать, что такое объект и субъект.

↑ субъект учета держит в руках объект учета

Небольшая иллюстрация сверху показывает, что такое объект и субъект. Если в общем, возьмем любую статью актива, например, складские запасы. Это объект учета. Если проще, они неживые. То есть они лежат себе и все. Пока их никто не трогает, вряд ли куда-то уйдут. Деньги! То же самое: остатки в национальной валюте, в иностранной валюте, в купюрах и в электронном виде – все это объекты учета. Дальше. Берем статью пассива, например, долг по налогам. Это относится к субъекту, а именно – к государству.

Есть и исключения, но об них не буду говорить, ведь ты сам все поймешь!

Итак, приступим к рассмотрению баланса. На схеме ниже даю только те статьи баланса, которые, на мой взгляд, наиболее актуальны:

Советский баланс	Западный баланс
Активы Необоротные активы Нематериальные активы Основные средства; Оборотные активы Склад Дебиторская задолженность Денежные средства Пассивы Собственные средства Уставной капитал Нераспределенная прибыль Долгосрочные обязательства Краткосрочные обязательства Кредиторская задолженность	Активы Оборотные активы Денежные средства Дебиторская задолженность Склад Необоротные активы Основные средства Прочие Пассивы Краткосрочные обязательства Кредиторская задолженность Долгосрочные обязательства Собственный капитал Капитал Нераспределенная прибыль

↑ Итак, господа, если для вас важно иметь баланс западного образца, имейте ввиду, что он отличается от советского в основном порядком статей, а именно он перевернут. В западном балансе в статье «Необоротные активы» есть еще статья «Goodwill», что в переводе означает «Деловая репутация». Дело в том, что у них балансовая стоимость компании по факту может быть ее продажной ценой. Поэтому там есть такая статья, которая часто используется. У нас же я «Деловой репутации» не встречал. Лол)

Логика активов и пассивов

Как ты уже заметил, баланс – это таблица:

Активы расположены в неслучайном порядке. Больше скажу, они расположены весьма по-умному. У каждой статьи свое место. То же касается и пассивов. В активах основной вопрос является так же основной целью предприятия:

Превратиться в деньги!

Итак, начну с активов:

Статья активов	Пример	Как быстро может превратиться в деньги?
Нематериальные активы	-- это… пусть будет программное обеспечение	-- Никак не может стать деньгами обычно. По крайней мере, мне неизвестно, чтобы лицензию на программу можно было после длительного пользования перепродать. Хотя Гугл знает такие примеры =) Но, все-таки, большая редкость.
Основные средства	-- это оборудование. Компьютеры туда же	Редко мы их продаем. Потому что покупали для длительного использования!
Товарно-материальные ценности	-- это все, что лежит на складе, на прилавке	Это мы ими торгуем. Конечно, скоро они станут деньгами. Но не так скоро, как бы нам хотелось
Дебиторская задолженность	-- что нам должны должники наши	Это, кстати, долг тех, кому мы уже что-то продали, а они еще нам не заплатили. Ай-ай-ай! Надо платить. Но мы ненадолго прощаем должников наших. Долг – это уже почти деньги, но еще не деньги пока.
Денежные средства	-- тугрики	Ура! Наконец-то! Это и есть деньги. Ничего не нужно превращать. Цель предприятия достигнута.

Способность вещи превращаться в деньги – это ликвидность. В советском балансе активы расположены от наименее ликвидных к собственно деньгам.

Нашел в Гугле неприличную шутку про ликвидность:

[Ликвидность – как туалетная бумага. Если у тебя ее нет, ты в говне.]

↑ Нельзя не согласиться (для прочтения выдели текст).

Пассив
В пассиве же баланса тоже есть логика. И она красивая, но вопрос в другом. В чем же вопрос? Предлагаю сформулировать его так:

[Сколько стоят нам деньги?]

↑ Здесь не буду делать отдельную таблицу. Но поразмышляем. Речь не о ежедневных тратах, а о жизни фирмы вообще.
Вот ситуация. Некто решил открыть фирму. Первое, что он имел – собственный капитал. Потом, ему не хватило собственных денег и он взял на развитие кредит. Это начало бизнеса.
Потом уже появляются краткосрочные долги: поставщикам, сотрудникам, государству, банкам. Каждый последующий шаг стоит Ему все больше риска. А риск означает цену денег. Чем больше риск, тем больше процент.

Теперь ты поймешь, что значит, когда пассив баланса выгладит так:
Собственные средства ................50
Долгосрочные обязательства ..........0
Краткосрочные обязательства .........100500

↑ Это нехорошо, если краткосрочные долги нечем гасить. Ой, нехорошо!
Вот тебе и небольшой финансовый анализ. Дальше -- больше.

Что еще нужно держать в уме

  Актив = Пассив

Всегда итог актива равен итогу пассива, т.к. это одно и тоже, только с разных сторон. Мы говорим «Яблоко ценой 2 грн.», и мы говорим «Купил сегодня из собственных средств за 2 грн.», но мы все еще говорим о той же сумме денег – 2 грн., если не ошибаюсь.

 

Бывают суммы меньше нуля

Важно знать, что многие цифры в балансе могут иметь отрицательное значение. Например, убыток – это прибыль с минусом впереди. С точки зрения баланса как таблицы – это так. По-человечески, было бы верным сказать: убыток составил 20 грн., а по-бухгалтерски мы запишем так: итог по статье прибыль/убыток равен минус двадцать гривен. Вот.

 

Как считать баланс, если не для галочки, а для себя?

С чего начать

Если фирма уже запущена, а учет был формальным или, мягко говоря, неточным, то ты можешь начать все заново. То есть прикинуть баланс на начало того периода, который у тебя вот будет. И с него начать.

С чего начать – это вообще самое сложное. Начни с составления перечня статей, которые у тебя там в балансе будут отражаться. Ниже в таблице я перечислю некоторые из них:

Статья	Где находитя
Прибыль / убыток	Пассив
Зарплата	Нет такой статьи, а что же есть? ↓	X
Долги по зарплате	Пассив
Касса	Актив
Выплата ЗП	Нет, это событие *	X
Получение денег от клиента	Нет, это событие! *	X
Оплата поставщикам	Нет, это тоже событие!!! *	X
Склад	Актив

 *  -- все это события, но не статьи баланса.

Как отличить статью от события?

Статья отвечает на вопрос «Что есть?», а событие отвечает на вопрос «Что произошло?»

↑ рассмотрим для примера езду на велосипеде. Завершенным событием считается поездка на велике. Но сама поездка не может быть статьей, так как статья отражает состояние объекта или субъекта в данный момент. С другой стороны, езда на велосипеде затрагивает объект – велосипед, и субъект – велосипедиста. Похоже дела состоят и с учетом в бизнесе. События мы запоминаем определенным образом. Они отражены в нашей памяти и затрагивают людей и предметы. Теперь разобьём все выше сказанное на части и применим к учету фирмы.

Поездка на велосипеде. Событие. Нужно записать.

Затрагивает следующие статьи: актив – велосипед, пассив – велосипедиста.

Изменение актива равно изменению пассива = пройденному расстоянию.

Напоследок, всякие размышления

Опишу здесь зарплату, так как она часто возникает в умах людей и будоражит эти самые умы.
Зарплата – где ее отражать? А бог его знает… Но если серьезно, то зарплата существует в трех состояниях: в долге по зарплате, в прибыли, и в деньгах. Первые два – пассивы. Деньги же – актив. Зарплату платят все, таким образом имеем уже стопроцентно 3 статьи в балансе:

• Долг по зарплатам
• Прибыль
• Деньги

Но все-таки, как это происходит? Если ты поймешь принцип, то остальные вещи в балансе ты разберешь сам и поймешь их суть.

Зарплата затрагивает вполне конкретных субъектов, которые хотят кушать. Это – наемные работники. Назовем их сотрудниками фирмы. Сотрудники делают свое дело все рабочее время, от звонка до звонка. Они вырабатывают некоторый продукт, за что и получают в итоге деньги. Но вот дилемма: они же работают непрерывно, значит их труд невозможно назвать событием. Ведь событие – это же свершившийся факт. А они себе работают и продолжают делать это вне зависимости от хода времени. Но мы привыкли делить такие процессы на промежутки. Поэтому возникло такое событие:

Начисление зарплаты

↑ Время будет идти независимо от того, на какие промежутки мы его поделим.

Сотрудникам, в принципе, плевать на начисление зарплаты. Они знают наверняка, что раз в период или в срок им полагаются деньги. Начисление же зарплаты только лишь фиксирует тот факт, что они отработали и выполнили свою задачу так или иначе.  Поэтому, начислять зарплату – дело зануд. Кому это вообще нужно? Так вот, вернемся в мир учета. Для учета процесс начисления того или другого долга очень важен. Ведь учет происходит в периоды: день, месяц, квартал, год. Так вот, нам нужно записать ту сумму долга по каждому сотруднику, которая возникла за небольшой сравнительно кусок времени.

Например, речь идет о сумме 500:

Актив	Сумма актива	Пассив	Сумма пассива
-	0	Долг по зарплате	+500
-	0	Прибыль	-500
ИТОГО актив	0	ИТОГО пассив	0

↑ Примечание. Ты знаешь, всегда сумма актива и пассива по событию равны. Если мы вытащили из кармана последний рубль, то в кармане рубля уже быть не может. Так и здесь.
Поясню, что значит вся эта нехитрая запись.

Произошло начисление зарплаты. Нам нужно его записать для баланса.

Этот факт фиксирует изменение долга по зарплате, а именно долг увеличился.

Долг – это статья баланса.

Она записывается в пассив, так как мы (фирма) должны.

Долг по зарплате увеличился, изменив сумму пассива. Но мы знаем, что сумма должна быть равна по активу и по пассиву. Поэтому мы догадались, что наш долг – это еще и затрата фирмы. А следовательно, как затрата он изменяет прибыль. Здесь замечу, что такая краткая запись не всегда верна с точки зрения скрупулёзного бухгалтерского учета. Но, как для хозяина фирмы, тут все ясно.

И смотри, прибыль-то уменьшилась. Прибыль – это итоговое изменение долгов. То есть не денег, а именно долгов. Так бывает почти всегда. Исключением являются долги большие, которые несоизмеримы с маленьким отчетным периодом. Возникновение большого долга в бизнесе принято называть:

Инвестицией

↑ В жизни велосипедиста инвестицией является покупка нового байка. Ты, должно быть, заметил, что результатом езды для велосипеда, как объекта, я поставил пройденное расстояние. Так оно есть. Но для самого велосипеда есть еще важное изменение. Он в пути немного износился. Но при покупке его, он был совершенно новым.

Инвестиции не затрагивают прибыли сразу, если они сравнительно дорогие. Но инвестиции – это не только долг, но и то, что за этим долгом кроется. Велосипед, как инвестиция, утратил часть своей стоимости во время поездки. Эта часть и будет списана на убыток:

Актив	Сумма актива	Пассив	Сумма пассива
Основное средство (велик)	-20	Прибыль	-20
ИТОГО актив	-20	ИТОГО пассив	-20

↑ Эта запись о свершившимся факте износа велосипеда. Мы не можем знать наверняка, на какую сумму он износился. Поэтому мы считаем чуть-чуть пока, на свое усмотрение. Именно. На свое усмотрение! Так и поступай со своими инвестициями. Береги их, конечно. Но списывай понемногу от них на затраты, то есть в упрощенной схеме – сразу на прибыль.

Но вернемся к нашей зарплате. И для того, чтобы бедные сотрудники не сильно возмущались, выплатим ее в полном размере:

Актив	Сумма актива	Пассив	Сумма пассива
Касса	-500	Долг по зарплате	-500
ИТОГО актив	-500	ИТОГО пассив	-500

То есть ты видишь, изменение суммы денег в кассе не затрагивает прибыль. Прибыль – вещь весьма виртуальная. Она может быть, а может и не быть. В фирме важно сохранять баланс между долгами фирмЫ и долгами фирмЕ. Тогда фирма будет чувствовать себя хорошо, будет прибыль. Но не менее важно фирме иметь кой-какие деньги. Это многие предприниматели ставят на первый план. Они буквально матом ругаются:

[Како** хуя у меня убытки, ведь денег на счету – мильйон. Есть деньги, значит есть и прибыль, так?]

Ответ кроется в том, что баланс – не является единственным полезным документом для хозяйственного учета. Так же нам понадобятся и другие таблицы. Но о них – в других статьях.

Резюме: как быть?

Первое, что тебе требуется – научиться правильно записывать события. С них все начинается. Как это правильно делать – сложная тема, и тоже тема отдельной статьи. Пока же дам несколько простых рекомендаций.

Научись всегда записывать одинаково, будь это касса, зарплата, поставщики -- все события лучше записывать одинаково. Значит, универсальные названия колонок, одинаковые названия субъектов и объектов учета в разных журналах. В идеале, сделай один большой журнал всех событий – и в него записывай некоторые агрегированные события. Агрегированные значит, например, не зарплата по каждому сотруднику – N записей за период, а суммарная зарплата -- всего две записи: начисление и выплаты.

Второе -- научись сумму по событиям записывать всего один раз. В одной колонке. А именно -- в национальной валюте -- со знаком минус или плюс. Это самое сложное, но очень важное для понимания правило.

Приведу пример из кассового журнала:
Пришли деньги......... +500
Ушли деньги........... -500
 

Это позволит тебе тратить меньше времени на понимание всего. Знак события должен соответствовать знаку изменения ключевой для данного журнала статьи баланса. Например, журнал поставщиков -- ключевым можно сделать долг по поставщикам. Знак + ставить, когда нам отгружают товар, знак минус -- когда товар оплачивается. И так далее.

Не хочется так просто кидать тебя, не объяснив всего подробно. Но эта статья как-бы наталкивает на мысль, но не дает полного рецепта. В последующем планирую другие статьи на тему учета.  А пока есть эта статья о финансовой сути вопроса и еще статья о техническом исполнении учета на фирме. Так что

Успехов!