Как наладить учет в небольшой фирме. 3 вещи, которые тебе необходимо знать

Ты можешь настроить свой учет так, чтобы не напрягаясь получать отчеты:

• по финансам компании (прибыль, баланс, денежные потоки)
• по продажам и денежным поступлениям
• о денежных потоках, долгах и сроках
• любые другие!

Почему у многих не выходит

Как правило, владелец небольшой фирмы не может позволить себе:
=( тратить много денег и времени на внедрение и разработку системы учета
=( нанимать постоянных специалистов для разработки и наладки бизнеса

Приходится вести свой учет в таблицах. Для получения информации, необходимо наладить связь между различными источниками данных, что бывает очень нелегко. Нужно соединить воедино данные из:
=) Складской учетной программы (1С, Торг-Софт, Мой Склад и вообще любой)
=) Таблиц (Excel, Google Docs, Open Office)
=) Веб-сервисов — Google Analitics и прочие

Мое решение

Я предлагаю тебе решить свои проблемы с учетом поэтапно. Этого можно достичь при помощи электронных таблиц Excel либо Google Docs. Если ты не уверен, какую из них выбрать, надеюсь, тебе поможет мое видео о сравнении двух табличных редакторов.

Желательно сразу определиться с программой, в которой ты будешь работать, но это можно со временем поменять, поэтому можешь пока настроить свои данные так, чтобы они были пригодны для получения информации. Для этого тебе нужно выполнить три шага.

Шаг первый. Перевести свои исходные данные в единый вид

Тебе нужно знать, что таблицы в учете могут быть трех видов:

• исходные
• справочники
• отчеты

В шаге первом я расскажу, как использовать исходные таблицы и справочники.

Во-первых, тебе нужно привести исходные таблицы в некий вид. Я называю это единой формой ведения таблиц. Она позволит тебе в будущем черпать практически любую информацию без потерь времени и сил на обработку данных. Во-первых:

• старайся по возможности не разрывать исходные данные. То есть буквально твоя таблица должна быль настолько длинной, насколько это возможно

 ↑ таблицу можно сравнить со свитком

Технически таблицы устроены так, что они берут информацию целыми рядами (строчками и столбцами). Поэтому, если ты будешь разрывать информацию, то в будущем тебе придется обращаться не к одному источнику данных, а к нескольким, что значительно усложнит твою задачу.

Ответь себе на следующие вопросы:

• Делаешь ли ты отдельную таблицу для каждого месяца, поставщика, группы сотрудников?
• Если да, добавляешь ли ты новые колонки?
• Меняются ли названия одних и тех же событий / контрагентов в твоих таблицах?

Если это так, то ты влип в бесконечную историю поиска нужной информации и нехватки времени. Чтобы этого не произошло, придерживайся простых правил (они касаются только исходных таблиц, куда ты заносишь данные):

1. Шапка таблицы должна быть простой. То есть одной строчкой
2. Не должно быть разрывов между колонками / столбцами
3. Не должно быть объединенных ячеек. Дело в том, что при объединении ячеек, программа считает заполненной только первую их них, а остальные -- пустыми
4. Слева и сверху таблицы ничего не должно быть.
5. Не делай промежуточных итогов либо расчетов ни сверху ни снизу таблицы
6. Не соединяй сущности. То есть не пиши в одной колонке данные из разных областей (например, названия товара и поставщика)
7. Не плоди сущности. Например, если у тебя есть поле: сумма в денежном эквиваленте, не создавай отдельную колонку для прихода денег и для расхода. Гораздо лучше использовать для расхода знак «Минус», а для прихода «+», и все суммы записать в одну колонку.

Пример такой таблицы ты можешь посмотреть и скачать себе:

↑ Google Docs Spreadsheet: Единая касса

Все исходные данные вносятся вручную, поэтому тут не избежать механических ошибок. Для того, чтобы сделать как можно меньше ошибок, используй справочники:

• Подумай, какие поля содержат постоянно повторяющуюся информацию. Это может быть
• платежный инструмент
• статья расхода
• имя сотрудника
• поставщик
• Для каждого такого поля создай таблицу на отдельном листе
• Соедини свою исходную таблицу со справочниками. Для этого есть средство "Проверка значений", оно, как правило находится в меню Данные > Проверка

В результате ты получишь исходную таблицу, которая ссылается на справочники. Программа не даст тебе ошибиться при вводе данных. Но главное, теперь ты можешь легко начинать настраивать отчеты!

Но, разумеется, тебя интересуют отчеты, то есть информация, а не голые данные. К ним мы приступим в шаге #3, а пока еще немного теории...

Шаг 2. Подучить теорию бухгалтерского учета

Дело в том, что все в мире ничего не ново! Бухгалтерские проводки, двойная запись, дебеты и кредиты -- все это очень пригодится тебе при классификации своего учета. Я уже говорил о том, что необходимо составлять справочники. Но вначале статьи я обещал, что ты сможешь правильно делать отчеты по прибыли, баланс и прочие. Чтобы правильно это делать, тебе необходимо знать азы по следующим направлениям:

• откуда берется прибыль и баланс
• чем отличаются активы от пассивов
• как записывать события на языке бухгалтерии
• зачем это делать правильно?
• какие преимущества ты получишь, если соберешь все возможные проводки в один справочник и привяжешь его к исходным данным?

Возможно, ты здесь преуспел больше, чем я. Но все-таки, у меня есть определенный опыт в этой сфере, и я хочу поделиться с тобой им. Чтобы ознакомиться с ним, читай мою книгу «Баланс для малышей», я ее буду постоянно пополнять новыми знаниями, и это совершенно бесплатно! Для того, чтобы почитать, или скачать ее, перейди по ссылке:

Там собран мой личный опыт, благодаря которому, мне удалось наладить и построить учет в отдельно взятой фирме. Уверен, что данные принципы универсальны и годятся для любого бизнеса.

Шаг 3. Настроить отчеты

Теперь, когда ты вооружен необходимыми знаниями, наладил свои исходные данные, можно приступать к построению отчетов! Это наиболее веселая и крутая часть всего процесса!

• Определи, что ты хочешь в итоге видеть
• а) если ты будешь делать отчет сам, то представь вид будущего отчета в уме
• б) если ты даешь настройку отчета фрилансеру, пропиши где-нибудь, что ты в итоге хочешь получить.
• Найди средство максимально эффективно реализовать твою задумку.

Есть стандартные инструменты для составления отчетов. Самые крутые штуки в Экселе:

=) Формулы (впр, суммесли, суммпроизв (SUMPRODUCT), если)

=) Сводные таблицы

=) В Экскле 2010, 2013 обязательно попробуй создать умную таблицу! Есть отличное видео Николая Павлова на эту тему

Самые крутые штуки в таблицах Гугла:

=) Формулы запроса (Query). Предлагаю просмотреть мой курс по этой теме!

=) Формулы массива (Arrayformula, filter, unique, split)

Отчеты могут быть любой формы и содержать любую информацию. Тут все в твоих руках. Желаю успехов! Главное помни, что хороший учет -- это не одноразовая акция, а постоянный труд. Все время появляются новые фишки и средства для автоматизации бизнеса. Будь в теме!

↑ Из хаоса создавать порядок -- это ты можешь сделать уже сейчас!